Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług hotelarskich na potrzeby Międzynarodowego Festiwalu Filmowego EnergaCamerimage w okresie 12-21.11.2021 roku w Toruniu.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 385314450

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek Nowomiejski 28

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ecfcamerimage.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ecfcamerimage.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług hotelarskich na potrzeby Międzynarodowego Festiwalu Filmowego EnergaCamerimage w okresie 12-21.11.2021 roku w Toruniu.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f8fd9871-f5ca-11eb-b885-f28f91688073

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00141354

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-08-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00011659/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Zakup usługi hotelowej/ noclegów gości festiwalowych, pracowników, wolontariuszy

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W niniejszym postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy https://www.soldea.pl/epz/epz/. Aktualne wymagania
techniczne związane z korzystaniem z Platformy EPZ – wskazane są na stronie internetowej logowania i rejestracji Platformy – pod adresem: https://www.soldea.pl/epz/epz/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Sposób przesyłania plików (oferty, oświadczeń, dokumentów, prac konkursowych) za pośrednictwem Platformy EPZ oraz potwierdzenia złożenia plików zostały opisane w Instrukcjach (filmach) użytkowników Platformy
EPZ1.Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w języku polskim, złożona w postaci elektronicznej oraz podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym pod rygorem nieważności. Złożenie oferty wymaga od wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na Platformie zakupowej zamawiającego dostępnej pod adresem
https://www.soldea.pl/epz/epz Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy EPZ https://www.soldea.pl/epz/epz/.
2.Wykonawca zamierzający złożyć ofertę zobowiązany jest założyć konto na platformie do komunikacji elektronicznej EPZ pod adresem https://www.soldea.pl/epz/epz/
3.Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę NA JEDNĄ CZĘŚĆ.
Oferty wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostaną odrzucone.
4. Osoby do kontaktu: -w sprawach merytorycznych np. przedmiotu zamówieniaa) Agnieszka Swoińska,tel. kom. +48 665 864
990, e-mail: agnieszka@ecfcamerimage.plb) Monika Jasińska tel.kom. +48 665 864 470, e-mail: monika@ecfcamerimage.pl - w sprawach formalnych: c) Jacek Martneka, e-mail: zamowienia@ecfcamerimage.pl
5. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych, z zastrzeżeniem rozdziału 11 pkt. 1 SWZ dotyczącego podpisu
6. Zadawanie pytań przez Wykonawców odbywa się tylko w zakładce „Pytania do SWZ”. Odpowiedzi na pytania zamawiający zamieszcza na własnej stronie internetowej pod adresem www.ecfcamerimage.pl
7. Za datę wpływu ofert, oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę wygenerowaną przez Platformę EPZ.
8. Terminem przekazania informacji do wykonawcy przez zamawiającego jest data wygenerowana przez Platformę EPZ.
9. Po terminie składnia ofert/ wniosków, wykonawca znajdzie kierowane do niego wezwania lub informacje w zakładce „Do Wykonawcy”
10.Odpowiedzi na żądania Zamawiającego są składane przez Wykonawcę w oknie Platformy EPZ przeznaczonym do składania plików do Zamawiającego w podziale na pliki jawne i te z zastrzeżoną tajemnicą przedsiębiorstwa.
11. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 20
MB każdy w formatach: pdf, doc, docx, xls, xlsx, xades,xml, zip. Za pośrednictwem Platformy EPZ można przesłać wiele pojedynczych plików we wskazanym formacie lub plik archiwum (ZIP) zawierający wiele pojedynczych plików, w tym wypadku w dowolnym akceptowalnym przez Zamawiającego formacie.
12. Wykonawca ma obowiązek śledzić komunikaty generowane przez
Platformę EPZ. Podstawowym źródłem informacji jest platforma EPZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): a) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone
w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane
przezwykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
b) Dane osobowe wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. Świadczenie usług hotelarskich na potrzeby Międzynarodowego Festiwalu Filmowego EnergaCamerimage w okresie 13-
20.11.2021 roku w Toruniu.
c) Odbiorcami przekazanych przez wykonawcę danych osobowych będą
osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
d) Dane osobowe wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
e) Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje się w załączniku nr 7 do SWZ.
f) Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych wykonawcy w celu innym niż cel określonyw lit. b powyżej. Jeżeli administrator będzie planował przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane (tj. cel określony w lit. b powyżej), przed takim dalszym przetwarzaniem poinformuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udzieli jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 RODO.f) Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Do obowiązków tych należą:- obowiązek
informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego;- obowiązek informacyjny wynikający z art.
14RODO względem osób fizycznych, których dane wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane wykonawca przekazuje zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego.
g) W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne
oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem w postępowaniu, wykonawca składa oświadczenia o wypełnieniu przez niego
obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO – treść oświadczenia została zawarta jest w formularzu ofertowym.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający informuje, że: Posiada Pani/Pan na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących art. 16 RODO
prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;2. Nie przysługuje Pani/Panu:- związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lube RODO prawo do usunięcia danych osobowych;- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art.
20RODO;- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. cRODO.” Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące
wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie. Udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem
tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku korzystania prze z osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące,
prawem wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez wykonawcę od administratora kopii
danych osobowych podlegających przetwarzaniu), zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania. W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o
którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą
przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ECFC2600.5.2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

- w kategorii hoteli 1-gwiazdkowych
• 50 pokoi 2-osobowych (możliwych do pojedynczego wykorzystania w cenie jedynki)

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2021-11-12 do 2021-11-21

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena oferty – 100% Do oceny ofert Zamawiający wykorzysta poniższe dane,
które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach: a) w przypadku wykorzystania przez dwie osoby
b) w przypadku wykorzystana przez jedną osobęCena 1 doby hotelowej w pokoju 2-osobowym w hotelu jednogwiazdkowym Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób:
P –łączna ocena oferty
P = najniższa oferowana cena /cena badanej oferty x 100 pkt x 100%
gdzie: najniższa oferowana cena to suma cen jednostkowych: za dobę
hotelową w pokoju dwuosobowym w przypadku wykorzystania przez dwie osoby oraz dobę hotelową w pokoju dwuosobowym w przypadku wykorzystania przez jedną osobę cena badanej oferty do suma cen jednostkowych: za dobę hotelową w dwuosobowym w przypadku wykorzystania przez dwie osoby oraz dobę hotelową w pokoju dwuosobowym w przypadku wykorzystania przez jedną osobę

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Hostel: - 30 miejsc w pokojach wieloosobowych

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2021-11-12 do 2021-11-21

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena oferty – 100% Do oceny ofert Zamawiający
wykorzysta poniższe dane, które zostaną podane przez Wykonawców w ofertach: Cena 1 doby hotelowej dla jednego miejsca noclegowego w pokoju wieloosobowym w hostelu Punkty w tym kryterium zostaną wyliczone w następujący sposób: P –łączna ocena oferty P = najniższa oferowana
cena /cena badanej oferty x 100 pkt x 100%

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: nie dotyczy

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: nie dotyczy

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-08-20 11:30

8.2.) Miejsce składania ofert: za pośrednictwem https://www.soldea.pl/epz/epz/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-08-20 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-09-17